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Datenschutz für Unternehmen – Externer Datenschutzbeauftragter

Datenschutz, der zu Ihrem Unternehmen passt – nicht umgekehrt.

Wir sind Ihr externer Datenschutzbeauftragter für kleine und mittelständische Unternehmen. Praxisnah, verständlich und mit Blick auf IT-Sicherheit und Haftungsrisiken.

DSGVO-Compliance IT-Sicherheit Rechtssicherheit

Ein einziger Vorfall – ein verlorener Laptop, ein gehacktes WLAN, ein unzufriedener Ex-Mitarbeiter – kann eine Prüfung der Aufsichtsbehörde auslösen.

Risiken & Realität

Warum gerade KMU im Fokus der Aufsichtsbehörden stehen

Sie verarbeiten personenbezogene Daten – damit sind Sie automatisch im Anwendungsbereich der DSGVO. Die Größe des Unternehmens schützt nicht vor Prüfungen oder Bußgeldern.

Häufige Fehler

Typische Datenschutzverstöße in kleinen und mittelständischen Unternehmen

In der Praxis sehen wir immer wieder dieselben Schwachstellen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße:

  • Keine vollständige oder aktuelle DSGVO-Dokumentation (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, TOMs, Richtlinien).
  • Fehlende oder unklare Löschkonzepte für Kunden-, Mitarbeiter- und Bewerberdaten.
  • Unsichere E-Mail- und WLAN-Strukturen, fehlende Verschlüsselung, schwache Passwortrichtlinien.
  • Keine oder unzureichende Auftragsverarbeitungsverträge mit IT-Dienstleistern, Cloud-Anbietern und Agenturen.
  • Fehlende oder veraltete Datenschutzhinweise auf Website, im Bewerbungsprozess und bei Newslettern.
  • Videoüberwachung ohne klare Rechtsgrundlage, Kennzeichnung und Löschfristen.
Reale Bußgelder

Konkrete Beispiele aus der Praxis

Die DSGVO wird aktiv durchgesetzt – auch bei kleineren Unternehmen. Einige Beispiele aus Deutschland:

  • 50.000 € Bußgeld gegen ein Versandhandelsunternehmen wegen Newslettern ohne Abmeldemöglichkeit und fehlender Auskunftserteilung.
  • 52.500 € Bußgeld gegen eine Corona-Teststation wegen unnötiger Datenerhebung (Staatsangehörigkeit) und fehlender Datenschutzhinweise.
  • 300.000 € Bußgeld gegen eine Bank wegen mangelnder Transparenz bei automatisierten Entscheidungen.
  • 525.000 € Bußgeld gegen eine E‑Commerce-Tochter wegen Interessenkonflikts beim Datenschutzbeauftragten.

Diese Fälle zeigen: Schon vermeidbare formale Fehler können fünfstellige bis sechsstellige Bußgelder nach sich ziehen.

bis zu 20 Mio. €
oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes als gesetzlicher Bußgeldrahmen (Art. 83 DSGVO).
> 2.000
verhängte DSGVO-Bußgelder in Europa seit 2018 – Tendenz steigend.
1 Beschwerde
eines Kunden oder Mitarbeiters reicht, um eine Prüfung der Aufsichtsbehörde auszulösen.
Pflichten verstehen

Braucht Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?

Viele Unternehmen wissen nicht, dass sie bereits gesetzlich verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen – oder dass sich ein externer DSB wirtschaftlich mehr lohnt als eine interne Lösung.

Wann ein Datenschutzbeauftragter Pflicht ist

  • ✓In der Regel, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten (z. B. Vertrieb, HR, Support).
  • ✓Wenn besondere Kategorien von Daten verarbeitet werden (z. B. Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit).
  • ✓Wenn umfangreiche oder systematische Überwachung von Personen stattfindet (z. B. Videoüberwachung, Tracking).
  • ✓Wenn Kerntätigkeit die Verarbeitung personenbezogener Daten ist (z. B. IT-Dienstleister, Marketingplattformen).

Auch wenn keine formale Pflicht besteht: Die Verantwortung für Datenschutz und Haftung bleibt immer bei der Geschäftsführung.

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten

  • ✓Keine internen Schulungs- und Weiterbildungskosten – wir halten Ihr Unternehmen fachlich auf aktuellem Stand.
  • ✓Unabhängige, neutrale Sicht – ohne Interessenkonflikte mit anderen Rollen im Unternehmen.
  • ✓Planbare, feste Kosten statt unklarer interner Aufwände.
  • ✓Direkter Ansprechpartner für Geschäftsführung, IT, HR und Marketing.
  • ✓Unterstützung bei Behördenanfragen, Datenschutzvorfällen und Betroffenenrechten.
Unsere Leistungen

Datenschutz für Unternehmen – praxisnah & umsetzbar

Wir sind kein reines Juristenbüro. Wir verbinden Datenschutz mit IT- und Informationssicherheit und übersetzen rechtliche Anforderungen in klare, machbare Prozesse.

Externer DSB

Externer Datenschutzbeauftragter

  • Offizielle Benennung als externer Datenschutzbeauftragter nach DSGVO/BDSG.
  • Erstellung und Pflege aller notwendigen DSGVO-Dokumente (Verzeichnis, TOMs, Richtlinien).
  • Prüfung Ihrer bestehenden Prozesse in Vertrieb, HR, IT, Marketing und Service.
  • Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA), falls erforderlich.
  • Laufende Beratung bei neuen Projekten, Tools und Dienstleistern.
IT & Sicherheit

IT-Sicherheits- und Prozessprüfung

  • Bewertung von Zugriffs- und Berechtigungskonzepten (z. B. Rollen, Adminrechte, Homeoffice).
  • Überprüfung von E-Mail-Sicherheit, Verschlüsselung, Passwortrichtlinien und Backup-Konzepten.
  • Bewertung von Cloud-Diensten, CRM-, ERP- und Kollaborations-Tools aus Datenschutzsicht.
  • Prüfung von Website, Cookie-Bannern, Tracking und Newsletter-Prozessen.
  • Empfehlungen für pragmatische, aber wirksame technische und organisatorische Maßnahmen.
Dokumentation

Rechtssichere Dokumentation & Verträge

  • Aufbau eines vollständigen Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten.
  • Erstellung oder Überarbeitung von Datenschutzhinweisen (Website, Bewerbungen, Kundenkommunikation).
  • Prüfung und Gestaltung von Auftragsverarbeitungsverträgen mit Dienstleistern.
  • Entwicklung eines Löschkonzepts mit klaren Fristen und Verantwortlichkeiten.
  • Vorbereitung auf mögliche Prüfungen durch Aufsichtsbehörden.
Menschen & Kultur

Schulungen & Sensibilisierung

  • Praxisnahe Schulungen für Mitarbeitende in Vertrieb, HR, IT, Support und Management.
  • Kurze, verständliche Leitfäden für den Alltag (z. B. Umgang mit E-Mails, Datenträgern, Homeoffice).
  • Regelmäßige Updates zu neuen rechtlichen Anforderungen und typischen Angriffsszenarien.
  • Unterstützung bei der Etablierung einer datenschutzbewussten Unternehmenskultur.
So arbeiten wir

In wenigen Schritten zu einem belastbaren Datenschutzkonzept

Unser Ziel ist kein Papierfriedhof, sondern gelebter Datenschutz, der Ihren Alltag unterstützt statt ihn zu blockieren.

Erstkontakt

Kostenfreie Risiko-Ersteinschätzung

In einem unverbindlichen Gespräch klären wir, wo Sie aktuell stehen und welche Pflichten für Ihr Unternehmen konkret gelten.

1. Kurze Bestandsaufnahme
Branche, Unternehmensgröße, Systeme, besondere Daten, bestehende Dokumentation.
2. Einschätzung der DSB-Pflicht
Prüfung, ob eine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten besteht.
3. Identifikation akuter Risiken
Wo drohen kurzfristig Bußgelder oder Beschwerden? Wo besteht Handlungsdruck?
Umsetzung

Von der Analyse zur laufenden Betreuung

4. Datenschutz-Analyse & Maßnahmenplan
Wir analysieren Prozesse, Systeme und Verträge und erstellen einen priorisierten Maßnahmenplan.
5. Aufbau der Dokumentation
Verzeichnis, TOMs, Richtlinien, Datenschutzhinweise – strukturiert und verständlich.
6. Schulung & Etablierung im Alltag
Mitarbeiterschulungen, Checklisten und klare Zuständigkeiten sorgen für gelebten Datenschutz.
7. Laufende Betreuung
Wir begleiten Sie bei neuen Projekten, Vorfällen und Behördenanfragen – langfristig und verlässlich.
Fragen & Antworten

Häufige Fragen zum Datenschutz im Unternehmen

Wir sind ein kleines Unternehmen – betrifft uns die DSGVO überhaupt?
Ja. Die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeiten – unabhängig von Umsatz oder Mitarbeiterzahl. Schon eine einfache Kundenliste oder ein Bewerberpostfach fällt darunter.
Was passiert bei einer Beschwerde oder einem Datenleck?
Betroffene können sich direkt an die Aufsichtsbehörde wenden. Diese kann Auskünfte, Unterlagen und Nachweise verlangen. Fehlen Dokumentation, Rechtsgrundlagen oder Sicherheitsmaßnahmen, drohen Bußgelder und Auflagen. Ein strukturiertes Datenschutzmanagement reduziert dieses Risiko erheblich.
Wie lange dauert es, bis wir „DSGVO-fit“ sind?
Das hängt von Größe, Branche und Ausgangslage ab. Erste Risiken lassen sich meist innerhalb weniger Wochen adressieren. Die vollständige Dokumentation und Etablierung im Alltag ist ein Projekt von mehreren Wochen bis wenigen Monaten – danach geht es um laufende Pflege.
Können wir den Datenschutzbeauftragten später wechseln?
Ja. Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist nicht endgültig. Wichtig ist eine saubere Übergabe der Dokumentation und Zuständigkeiten. Wir achten darauf, dass Ihre Unterlagen strukturiert und nachvollziehbar aufgebaut sind – unabhängig von der Person.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten hängen von Unternehmensgröße, Komplexität und gewünschtem Leistungsumfang ab. Wir arbeiten mit transparenten, planbaren Pauschalen – ohne versteckte Zusatzgebühren. In vielen Fällen ist ein externer DSB deutlich günstiger als eine interne Lösung.
Müssen wir alles sofort perfekt umsetzen?
Nein. Wichtig ist ein nachvollziehbarer Plan, Priorisierung der größten Risiken und dokumentierte Schritte. Aufsichtsbehörden honorieren, wenn Unternehmen strukturiert an Verbesserungen arbeiten und ihre Pflichten ernst nehmen.
Handeln Sie, bevor die Behörde es tut.

Jetzt unverbindliche Erstprüfung sichern

Datenschutz wird nicht geprüft, weil Sie groß sind – sondern weil Sie Daten verarbeiten. Mit einer strukturierten, dokumentierten Datenschutzorganisation reduzieren Sie Bußgeldrisiken, stärken das Vertrauen Ihrer Kunden und schaffen Klarheit für Ihre Mitarbeitenden.


Ihr erster Schritt zur Datenschutz‑Compliance beginnt hier!

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